In haar algemene beleid hanteert EpilepsieNL normen voor integriteit, omgangsvormen en gedrag, zowel binnen de organisatie als in de verhouding tot andere bij ons betrokken relaties. Wij zien integriteit als een aspect van professionaliteit.

Gedragscode en verklaring van geheimhouding, integriteit en vertrouwelijkheid

Als onderdeel van het integriteitsbeleid heeft EpilepsieNL voor alle medewerkers een Gedragsprotocol opgesteld dat onderdeel uitmaakt van de arbeidsvoorwaarden; in het Gedragsprotocol is de procedure en het meldpunt opgenomen voor het doen van een melding van een schending van het Gedragsprotocol. Medewerkers ondertekenen een Verklaring van geheimhouding, integriteit en vertrouwelijkheid. Een exemplaar van het Gedragsprotocol en/of de Verklaring van geheimhouding, integriteit en vertrouwelijkheid kan schriftelijk of telefonisch worden opgevraagd.

Klachtenprocedure

Een klacht is iedere uiting van ongenoegen ten aanzien van de activiteiten van EpilepsieNL. Wij vinden de relatie die wij met onze stakeholders hebben, heel belangrijk. Waar gewerkt wordt, kunnen fouten worden gemaakt. Wat wij van heel groot belang vinden is dat we van fouten leren. Daarom hebben wij een Klachtenprocedure opgesteld die hier te downloaden is. De Klachtenprocedure kan ook schriftelijk of telefonisch worden opgevraagd.

Klokkenluidersregeling

Ook is het mogelijk een klacht in te dienen in het kader van de klokkenluidersregeling. Dit is een externe melding bij het Huis voor Klokkenluiders. De informatie over de procedure en over het indienen van een klacht is te vinden op de website van het Huis voor Klokkenluiders.

Meldpunten voor (vermoeden van) schending van integriteit

EpilepsieNL hanteert normen voor integer handelen, zowel binnen de organisatie als in de verhouding tot andere bij ons betrokken partijen. Wij onderscheiden vier soorten schendingen van de integriteit:

  • machtsmisbruik: corruptie, chantage, belangenverstrengeling, lekken van vertrouwelijke informatie, verwijtbare nalatigheid;
  • financieel: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde goederen of diensten, verwijtbare verspilling;
  • interpersoonlijk: discriminatie, intimidatie, pesten, ongewenste intimiteit, geweld, vernedering, seksuele intimidatie, seksueel geweld;
  • professioneel: verwijtbare nalatigheid.

Het integriteitsbeleid is bedoeld voor situaties waarin het onderling uitspreken van een probleem geen oplossing biedt of wanneer zich een situatie voordoet met grote financiële, persoonlijke, veiligheids- en/of imagorisico’s. EpilepsieNL is erop gericht misstanden en schendingen zoveel mogelijk te voorkomen. Met vermoedens van misstanden en schendingen wordt serieus omgegaan. Voor al onze relaties en contacten, intern en extern, is het mogelijk om op laagdrempelige wijze een melding te doen van een schending van de integriteit.

Melders kunnen hun melding doen zonder dat zij daarmee hun positie in gevaar brengen. Maatregelen tegen melders die een oprechte melding doen zijn een ernstige schending van het integriteitssysteem. Passende acties worden dan ondernomen om de positie van de melder te beschermen en er kunnen consequenties zijn voor degene die verantwoordelijk is voor genoemde maatregelen.

Er zijn meerdere meldpunten waar schendingen kunnen worden gemeld, te weten:

Indien er een klacht bestaat over de wijze waarop door een meldpunt wordt omgegaan met de melding van een (vermoedelijke) schending, kan de melder contact opnemen met één van de andere meldpunten.

Procedure nadat een melding bij een meldpunt is gedaan

  1. Het meldpunt gaat in overleg met de melder om te bezien of er daadwerkelijk een officiële melding gedaan moet worden. Het meldpunt adviseert de melder hierover en bespreekt wat de mogelijke consequenties zijn.
  2. De melder kan verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken, hij/zij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. De anonimiteit van de melder is gewaarborgd, totdat het meldpunt op grond van de wet op enig moment verplicht wordt deze te openbaren. In dat geval zal het meldpunt de melder hiervan op de hoogte stellen, voordat openbaring van de naam van de melder plaatsvindt.
  3. Het indienen van een melding of het melden van een (vermeende) schending kan, naast een schriftelijke indiening, in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden. Het indienen van een officiële melding gebeurt echter uiteindelijk altijd schriftelijk aan de directeur-bestuurder of de voorzitter van de Raad van Toezicht.
  4. Een officiële schriftelijke melding wordt door de melder ondertekend en bevat ten minste:
    a. de naam en de functie van de melder;
    b. de datum van de melding;
    c. een omschrijving van de (vermeende) schending, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld dan wel een omschrijving van de (vermeende) schending en de mogelijke schenders.
  5. In het geval van een officiële schriftelijke melding stelt de directeur-bestuurder of de voorzitter van de Raad van Toezicht een onderzoek in. De directeur-bestuurder of de voorzitter van de Raad van Toezicht kan besluiten tot inschakeling van een onafhankelijke externe deskundige, indien hij/zij:
    a. van mening is dat binnen EpilepsieNL onvoldoende kennis en ervaring met betrekking tot het uitvoeren van een dergelijk onderzoek aanwezig is of
    b. de objectiviteit van het uitvoeren van het onderzoek hierbij is gebaat.
  6. De melder ontvangt gedurende het onderzoek algemene informatie over de voortgang van het onderzoek (en de uitkomst) tenzij de melder daar geen prijs op stelt of ingeval dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of omdat er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er gronden zijn om de melder niet te informeren, wordt de melder hierover schriftelijk geïnformeerd.
  7. De directeur-bestuurder informeert indien nodig de voorzitter van de Raad van Toezicht over de vervolgstappen. Indien de melding is gedaan aan de voorzitter van de Raad van Toezicht, worden de uitkomsten van het onderzoek besproken binnen de Raad van Toezicht. De voorzitter van de Raad van Toezicht informeert de directeur-bestuurder over de uitkomsten en de vervolgstappen.
  8. Degene die het vermoeden van een schending meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een schending is gemeld, behandelen de melding altijd vertrouwelijk.

Dit Integriteitsbeleid is vastgesteld door de Raad van Toezicht van EpilepsieNL op 22 febr. 2023.